Der kan være forskellige udgifter i forbindelse med tjenesterejser. I oversigten nedenfor kan du se de enkelte udgifter og læse mere om godtgørelse afhængigt af rejsetypen.
Tjenesterejseaftalens formål er udelukkende at give dækning for merudgifter på tjenesterejser. Ved merudgifter forstås de ekstraudgifter, som den ansatte har på en tjenesterejse. Hverken når udgifter godtgøres med time- og dagpenge, eller når udgifter dækkes mod dokumentation, skal arbejdsgiveren foretage fradrag for sparet hjemmeforbrug.
Der kan efter tjenesterejseaftalens bestemmelser hverken direkte eller indirekte gives økonomisk kompensation for ulemper eller lignende.
Honorering for eventuelle ulemper, for eksempel særligt belastende rejseaktiviteter eller varetagelse af særlige opgaver i forbindelse med tjenesterejser, må ske via de muligheder, der ligger i den lokale løndannelse.
Det er kun merudgifter, som du har haft til transport, der kan refunderes. Dette betyder, at kun udgifter ud over de sædvanlige udgifter til den daglige transport mellem hjemmet og arbejdspladsen kan refunderes. Hvis tjenesterejsen for eksempel foretages i tjenestevogn, så har du ingen merudgifter til transport.
På "almindelige" tjenesterejser er godtgørelsesmåderne følgende:
Tjenesterejser under 24 timer eller uden overnatning ("éndagsrejser"):
Uanset rejsemålet sker godtgørelsen i form af refusion af rimelige merudgifter til måltider og lignende mod dokumentation.
Der kan således ikke udbetales timepenge for en rejse, der varer under 24 timer, selv om den er forbundet med overnatning. Ved afgørelsen af, hvorvidt der er tale om rimelige merudgifter, er det ikke afgørende, om måltidet indtages inden for eller uden for normal arbejdstid.
Tjenesterejser på minimum 24 timer, som er forbundet med overnatning – Danmark og Færøerne:
Udgangspunktet er, at godtgørelsen ydes i form af time- og dagpenge.
Tjenestestedet kan dog tillade, at der – i stedet for time- og dagpenge – sker godtgørelse af rimelige merudgifter til de tre hovedmåltider mod dokumentation samt ydes procentgodtgørelse, hvis den ansatte anmoder herom. En sådan tilladelse gælder for mindst én tjenesterejse, idet der ikke kan skiftes godtgørelsesprincip på en tjenesterejse.
Tjenesterejser på minimum 24 timer, som er forbundet med overnatning – udlandet og Grønland:
Udgangspunktet er, at rimelige merudgifter til måltider dækkes mod dokumentation. Derudover ydes procentgodtgørelse til dækning af småfornødenheder med videre.
Time- og dagpengene udbetales til dækning af merudgifter til måltider, småfornødenheder, transport på bestemmelsesstedet og lignende.
Udgangspunktet er, at 75 procent af time- og dagpengene skal dække merudgifter til måltider, hvoraf 15 procent er afsat til morgenmad, 30 procent til frokost og 30 procent til middagsmad, og således at de resterende 25 procent blandt andet skal dække småfornødenheder.
Disse kan for eksempel være mellemmåltider, private telefonsamtaler og avis. Desuden dækkes heraf transport på bestemmelsesstedet, specielt mellem hotellet og det midlertidige tjenestested.
Der skal ikke foreligge dokumentation for afholdte udgifter i forbindelse med udbetaling af time- og dagpenge.
Dagpengebeløbet udbetales for hver fulde 24 timer, en tjenesterejse har varet, når den har været forbundet med overnatning. Derudover udbetales timepenge for hver påbegyndt time, rejsen varer ud over hele døgn. Der kan således aldrig alene udbetales timepenge. Timepenge udgør 1/24 af dagpengebeløbet.
Hvis den ansatte får gratis måltider i tilknytning til tjenesterejsen, reduceres time- og dagpengene. Reduktionen udgør 15 procent for morgenmad, 30 procent for frokost og 30 procent for middag. Hvis reduktionen er større end timepengene for den pågældende rejsedag, skal du dog ikke indbetale det manglende beløb.
Reduktion skal ske, uanset hvem der har finansieret måltiderne. Invitationer af ren privat karakter berører dog ikke time- og dagpengene.
Der skal ske reduktion i time- og dagpengene for måltider, der serveres under flyrejser, hvis serveringen finder sted inden for det tidsrum, hvor det pågældende måltid normalt indtages. Det er tjenestestedet, der skønner, om der er tale om et måltid eller ej.
På en tjenesterejse kan det aftales, at du selv sørger for indkvartering. Det mest normale er dog, at det er tjenestestedet der sørger for indkvartering.
Hvis du selv skal sørge for indkvartering, kan dette ske på to måder:
- Du får refunderet udgifter til hotelværelse eller lignende mod forevisning af dokumentation
- Du får udbetalt udokumenteret nattillæg, når betingelserne herfor er opfyldt
Hvis det er tjenestestedet, der sørger for indkvartering, skal indkvarteringen være ”passende”. I så fald anviser tjenestestedet overnatningsfaciliteter og sørger for afregning for disse.
Der kan både være tale om tjenestestedets egne lokaliteter og om lokaliteter, som tjenestestedet lejer (hotel, pensionat, kursuscenter, (ferie)lejlighed med videre).
I denne situation har den ansatte ingen merudgifter til overnatning og kan derfor hverken få refunderet overnatningsudgifter eller udbetalt udokumenteret nattillæg.
Ved passende indkvartering forstås værelse af hotellignende standard med toilet og bad i umiddelbar nærhed og sædvanligvis med mulighed for forplejning i form af morgenmad.
Udgangspunktet er, at overnatning finder sted i eneværelse.
Det er tjenestestedet som afgør, under hensyntagen til dine ønsker, om der skal overnattes på det midlertidige tjenestested eller foretages daglige hen- og tilbagerejser.
Hvis daglige tjenesterejser vælges, medregnes transporttiden i arbejdstiden efter gældende regler.
Du kan vælge at få udbetalt udokumenteret nattillæg i stedet for at få refunderet overnatningsudgifter mod dokumentation.
Det udokumenterede nattillæg vil typisk blive anvendt, hvor du har mulighed for at overnatte privat, og er beregnet til at skulle sætte den ansatte i stand til at sige "tak for ulejligheden".